Algemene Ledenvergadering najaar 2020

Eerder kondigden wij aan dat de ALV gehouden zou worden op 5 november a.s. Bij de berichtgeving over die datum hielden wij nog rekening met de mogelijkheid om een fysieke bijeenkomst te organiseren. Met alle door de regering afgekondigde lockdown-maatregelen om het corona-virus te beteugelen, is voor iedereen duidelijk dat een fysieke bijeenkomst niet haalbaar is.
In de afgelopen weken hebben we als bestuur in overleg met de leden van de klankbordgroep nagedacht over de mogelijkheden een ALV te organiseren en tevens in een digitaal tijdperk het contact met de leden te onderhouden. Over dat laatste onderwerp volgt binnenkort nog nader bericht. Inzake de ALV is na afweging van alle (on)mogelijkheden door het bestuur besloten tot de volgende wijze van invulling:

We splitsen de ALV in 2-delen: een huishoudelijk en een meer inhoudelijk deel.
De stukken voor het huishoudelijk deel worden uiterlijk 15 november 2020 via de website gepubliceerd. Het zal dan gaan om de jaarcijfers en een korte bestuurlijke terugblik op het afgelopen verenigingsjaar.

Voor de “huishoudelijke stukken” hanteren wij een reactietermijn van 14 dagen. Afhankelijk van het aantal reacties geldt de volgende werkwijze:

• geen reactie: de stukken zijn vastgesteld
• beperkt aantal reacties: reacties zullen worden voorzien van een inhoudelijke antwoord vanuit het bestuur. We hanteren een termijn van 7 dagen waarna de stukken geacht worden alsnog te zijn vastgesteld. Indien er aanvullende reacties komen, treden we in overleg met de vraagsteller(s) om zo de vragen af te handelen en de stukken alsnog te kunnen vaststellen.
• veel reacties (we laten even in het midden wat we veel vinden) dan wel diepgaande inhoudelijke vragen: we plannen alsnog een digitale bijeenkomst waarbij de vragen met leden die hebben ingelogd voor deze bijeenkomst, worden besproken. 

Het meer inhoudelijke deel van de ALV betreft een notitie over missie en visie en daaruit voortvloeiende communicatie. Een concept van dit document is eerder met een afvaardiging van de klankbordgroep besproken. Het bestuur legt de laatste hand aan de versie die we aan jullie willen voorleggen. Het uitgangspunt is dat de uiteindelijke versie die we met jullie willen bespreken uiterlijk 30 november 2020 op de website wordt geplaatst. Voor bespreking van dat document stellen we in eerste instantie voor om dit met belangstellende leden in een digitale sessie te doen. De datum hiervoor zullen we binnenkort bekend maken. Mocht blijken dat een schriftelijke ronde volstaat, dan zullen we dat uiteraard schriftelijk afhandelen.

De berichtgeving over ALV bereikt jullie laat. Daarvoor onze welgemeende excuses. Deels is dit veroorzaakt door vakanties van leden van het bestuur; maar ook omdat het bestuur -sinds kort- nog maar uit 3 leden bestaat, die naast hun reguliere fulltime banen invulling geven aan het bestuurslidmaatschap van het EICPC. Nadat eind mei de heer Wim Nusselder aangaf te stoppen, deelde begin september ook Nihal Guduk mede te stoppen. Beiden hebben vanwege persoonlijke omstandigheden afwegingen gemaakt en daarmee samenhangend de keuze om te stoppen. Wij hopen op jullie begrip.

Namens het bestuur

Mr. M(ark).L.F.N Somers MSc CPC
Voorzitter EICPC